Microsoft rozvíjí Copilot ve SharePointu směrem k nástroji, který nejen odpovídá na otázky, ale také pomáhá vytvářet dokumenty, spouštět opakované procesy a využívat firemní znalosti strukturovanějším způsobem.
Copilot ve SharePointu se stále více přibližuje každodenní automatizaci práce s obsahem
SharePoint je již řadu let jedním z nejdůležitějších míst pro ukládání firemních dokumentů, postupů, seznamů, stránek a znalostních zdrojů. S rozvojem Microsoft 365 Copilotu se však jeho role začíná měnit. Už nejde jen o úložiště souborů, ale stále častěji o prostor, ve kterém umělá inteligence uživatelům pomáhá rychleji vyhledávat informace, vytvářet obsah, shrnovat materiály a provádět opakované úlohy.
Nejnovější oznámení společnosti Microsoft týkající se Copilotu ve SharePointu ukazují jasný směr: společnost chce uživatelům umožnit vytvářet vlastní dovednosti, využívat je na různých pracovištích a měřit jejich kvalitu před širším nasazením. Organizacím to přináší možnost standardizovat práci s dokumenty a znalostmi bez nutnosti budovat složitá řešení od základů.
Co jsou osobní dovednosti v Copilotu ve SharePointu?
Dovednosti v Copilotu ve SharePointu jsou uložené pokyny nebo sady kroků, které Copilotu pomáhají provádět opakované úlohy předvídatelnějším způsobem. Mohou zahrnovat například vytváření shrnutí dokumentů, přípravu reportů podle stanoveného schématu, analýzu materiálů z hlediska rizik nebo uspořádání obsahu podle firemních standardů.
Novinkou jsou osobní dovednosti, které nejsou přiřazeny pouze k jednomu webu SharePointu. Uživatel může dovednost vytvořit jednou a následně ji používat na různých webech SharePointu i v OneDrivu. Vlastní způsob práce, preferovaný formát dokumentu nebo firemní komunikační standard tak mohou uživatele „následovat“ všude tam, kde se nacházejí potřebné materiály.
Proč je to pro firmy důležité?
V mnoha organizacích dnes není největší výzvou nedostatek nástrojů, ale nedostatek jednotnosti. Stejný typ dokumentu se často připravuje několika způsoby, reporty se liší strukturou a projektové znalosti jsou roztříštěné mezi knihovnami, týmy a složkami. Osobní dovednosti mohou tuto nejednotnost pomoci omezit, protože umožňují zachytit osvědčený postup a používat jej opakovaně.
Pro oddělení marketingu, prodeje, HR, financí, právní oddělení či provozní týmy to znamená praktičtější využití AI. Namísto psaní rozsáhlého promptu při každé příležitosti může uživatel spustit předem připravenou dovednost, která ví, jak má daný výstup vypadat: podklad pro vedení, shrnutí schůzky, analýza nabídky, popis produktu, kontrolní seznam souladu nebo návrh sdělení pro zákazníky.
Příklady využití Copilotu ve SharePointu
- Podklad pro vedení: automatické vytvoření stručného shrnutí dlouhého dokumentu s nejdůležitějšími rozhodnutími, riziky a dalšími kroky.
- Kontrola marketingového obsahu: analýza materiálů z hlediska souladu s pokyny značky, komunikace přínosů a jednotnosti sdělení.
- Projektový report: příprava pravidelného přehledu stavu projektu s informacemi o postupu, překážkách, vlastnících úkolů a termínech.
- Analýza právních dokumentů: identifikace potenciálních rizik, chybějících prvků nebo částí vyžadujících dodatečné ověření.
- Uspořádání znalostí: vytváření shrnutí, kontrolních seznamů a odpovědí na otázky na základě dokumentů uložených ve SharePointu.
Hodnocení kvality dovedností: krok k důvěryhodnější AI
Jednou z nejzajímavějších novinek je možnost zlepšovat dovednosti pomocí testů, hodnoticích kritérií a měřitelných změn. V praxi to znamená, že organizace mohou ověřit, zda daná dovednost skutečně generuje lepší výsledky, než ji ve větším rozsahu nasadí v týmu nebo oddělení.
To je důležité zejména v oblastech, kde záleží na přesnosti: compliance, právo, externí komunikace, analýza nabídek, zákaznická podpora nebo manažerský reporting. AI může práci urychlit, ale teprve spojení automatizace s hodnocením kvality poskytuje firmám větší kontrolu nad tím, jak vzniká obsah a podkladová rozhodnutí.
Co to znamená pro IT a administrátory?
Rozvoj dovedností ve SharePointu by neměl být vnímán pouze jako nová funkce pro koncové uživatele. Jde také o téma pro administrátory Microsoft 365, vlastníky dat a týmy odpovědné za správu a řízení. Dovednosti fungují na základě uživatelských oprávnění, přesto však vyžadují promyšlený přístup k přístupu k datům, štítkům citlivosti, retenci, auditu a kvalitě zdrojů.
Firmy, které chtějí Copilot ve SharePointu využívat efektivně, by proto měly zajistit nejen licence, ale také pořádek v knihovnách dokumentů, aktuálnost obsahu, správná oprávnění a jasná pravidla pro vytváření a sdílení dovedností. Čím lépe je datová vrstva připravena, tím vyšší hodnotu AI přináší.
Jak připravit organizaci na Copilot v SharePointu?
- Identifikujte opakující se procesy práce s dokumenty. Vyberte úkoly, které pravidelně zabírají čas více lidem, například tvorbu reportů, briefingů, shrnutí nebo revize obsahu.
- Stanovte standardy kvality. Definujte, jak má vypadat kvalitní výstup: strukturu, tón, délku, požadované prvky a kritéria hodnocení.
- Uspořádejte zdroje dat. Ověřte, zda jsou dokumenty v SharePointu aktuální, správně popsané a přístupné pouze oprávněným osobám.
- Začněte pilotním projektem. Než skilly nasadíte ve větším rozsahu, otestujte je v jednom týmu nebo procesu.
- Měřte výsledky. Sledujte, zda Copilot zkracuje dobu práce, zvyšuje konzistenci dokumentů a snižuje počet potřebných úprav.
Copilot v SharePointu se vyvíjí v nástroj, který může skutečně zefektivnit každodenní práci s dokumenty, znalostmi a procesy. Osobní skilly představují důležitý krok k personalizovanější a opakovatelnější automatizaci. Firmám to přináší příležitost ke zvýšení produktivity, lepší konzistenci práce a efektivnějšímu využívání zdrojů uložených v Microsoft 365.
FAQ
Co je Copilot v SharePointu?
Copilot v SharePointu je funkce Microsoft 365 Copilot, která uživatelům pomáhá pracovat s obsahem uloženým v SharePointu. Lze ji využít například k pokládání dotazů k dokumentům, vytváření stránek, shrnování informací, generování reportů a spouštění opakujících se procesů pomocí přirozeného jazyka.
Co jsou skilly v Copilotu v SharePointu?
Skilly jsou uložené instrukce pro Copilot, které umožňují provádět opakující se úkoly stanoveným způsobem. Mohou například pomáhat s přípravou reportů, shrnováním dokumentů, analýzou obsahu nebo dodržováním firemních standardů komunikace.
Jaký je rozdíl mezi osobními skilly a skilly přiřazenými k webu?
Osobní skilly lze používat na různých webech SharePointu i v OneDrivu, takže je uživatel nemusí znovu vytvářet v každém pracovním prostředí. To je užitečné, pokud daný člověk pravidelně používá stejný formát reportingu, briefingu nebo analýzy v různých projektech.
Zvyšují skilly v Copilotu v SharePointu přístup k datům?
Ne. Skilly by neměly rozšiřovat oprávnění uživatele. Copilot funguje v rámci přístupu, který daná osoba již má. Proto je tak důležitá správná správa oprávnění, štítků citlivosti a struktury dokumentů v SharePointu.
Pro která oddělení může být Copilot v SharePointu obzvlášť užitečný?
Největší přínos mohou získat týmy, které intenzivně pracují s dokumenty a znalostmi: marketing, obchod, HR, finance, právní oddělení, compliance, zákaznická podpora, IT a provozní oddělení. V těchto oblastech má opakovatelnost procesů a konzistence obsahu velký význam.
🚀 Chcete se dozvědět více o nabídce Microsoft v oblasti AI? Náš tým odborníků vám rád odpoví na otázky a pomůže vybrat nejvhodnější řešení:
Navštivte také naše webové stránky, kde najdete více informací o produktech. Prohlédněte si je a zjistěte více: MICROSOFT
